Wat sales pipeline beheer eigenlijk betekent
Sales pipeline beheer is de discipline om elke openstaande deal per fase bij te houden, van eerste contact tot afsluiting, zodat je team altijd weet wat er beweegt, wat vaststaat en wat dreigt te mislukken. Het klinkt als een spreadsheetprobleem. Op schaal is het eigenlijk een geheugenprobleem: hoe groter je team wordt, hoe meer deals er alleen in het hoofd van één verkoper leven.
Key takeaways
- Sales pipeline beheer betekent elke openstaande deal per fase bijhouden, zodat je altijd weet wat er beweegt en wat vaststaat.
- Een pijplijn werkt alleen als de fases aansluiten op hoe je team echt verkoopt, niet op een generiek sjabloon.
- De echte winst is een forecast waar je op kunt vertrouwen en deals die niet meer blijven hangen omdat niemand opvolgt.
Een pijplijn is iets anders dan een funnel, ook al gebruiken mensen de woorden door elkaar. Een funnel meet conversie over een grote, meestal anonieme groep, zoals hoeveel websitebezoekers een lead worden. Een pijplijn houdt met naam genoemde, lopende deals bij: echte prospects met een naam, een waarde en een fase. Als iemand zegt dat 'onze pijplijn dun is,' bedoelen ze dat er te weinig echte deals in beweging zijn, niet dat de bovenkant van de funnel traag is.
Bij vijf of tien openstaande deals kunnen de meeste verkopers de pijplijn nog in hun hoofd bijhouden. Een telefoontje, een geheugensteuntje, een onderbuikgevoel over wie er dichtbij zit. Dat houdt op ergens rond de dertig of veertig deals verspreid over een handvol verkopers. Opvolgingen worden gemist. Twee mensen benaderen hetzelfde account zonder het van elkaar te weten. Een manager vraagt wat er dit kwartaal sluit en krijgt vier verschillende antwoorden. Dat is het moment waarop pipeline beheer geen keuze meer is.
Een statuskolom in een spreadsheet is ook geen pipeline beheer. Het is een momentopname van het moment waarop iemand voor het laatst dacht om hem bij te werken, en dat is bij de meeste salesteams zelden. Echt pipeline beheer betekent dat de fase op elk moment de werkelijkheid weerspiegelt, omdat bijwerken onderdeel is van het werk, geen aparte klus.
De fases die een werkende pijplijn vormen
Een pijplijn is opgebouwd uit fases, en elke fase heeft een duidelijke regel nodig voor wat waar moet zijn voordat een deal erin thuishoort. Vage fases zoals 'Loopt' of 'Mee bezig' zijn de reden dat de meeste pijplijnen verouderen. Niemand kan zien of een deal er eigenlijk wel thuishoort.
Een typische B2B-pijplijn
De meeste business-to-business pijplijnen bestaan uit ongeveer vijf fases. Die van jou hoeft hier niet exact op te lijken, maar het is een redelijk startpunt.
| Fase | Wat waar moet zijn | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Gekwalificeerd | Budget, beslissingsbevoegdheid, behoefte en tijdlijn zijn bevestigd met de prospect | Elke inkomende lead hier toevoegen, wat de pijplijnwaarde opblaast en de forecasting verpest |
| Discovery | De prospect heeft zijn probleem toegelicht en een concrete use case genoemd | Direct naar een demo springen voordat iemand snapt wat de prospect echt nodig heeft |
| Voorstel verstuurd | Een geprijsd voorstel is bij de koper beland, niet alleen mondeling besproken | Een deal al op 'Voorstel verstuurd' zetten voordat de prijs intern is afgestemd |
| Onderhandeling | De voorwaarden worden uitgewerkt; de koopbeslissing zelf is al genomen | Een deal hier maandenlang laten liggen omdat niemand een vervolgstap heeft ingepland |
| Gewonnen / Verloren | Een contract is getekend, of de deal is formeel dood | Nooit iets op 'Verloren' zetten, waardoor dode deals een jaar lang bovenaan de pijplijn blijven liggen |
Houd het aantal fases klein. Zes fases is meestal het plafond. Daarboven stoppen verkopers met het bijwerken van de pijplijn omdat het te veel tijd kost, en een pijplijn die niemand bijwerkt is erger dan geen pijplijn.
Signalen dat je pijplijn niet werkt
Een pijplijn kan er op een dashboard prima uitzien en er onder de motorkap toch slecht aan toe zijn. Een paar signalen zijn het checken waard.
- Deals blijven maandenlang in dezelfde fase staan, zonder notities, zonder gelogde gesprekken en zonder geplande vervolgstap.
- Twee verkopers bewerken hetzelfde account en komen daar per toeval achter.
- De forecast die je aan de directie geeft is een onderbuikgevoel, geen cijfer dat rechtstreeks uit de pijplijn komt.
- Een deal wordt pas weken na de daadwerkelijke ondertekening op 'Gewonnen' gezet, waardoor elke trendlijn achterloopt.
- Niemand kan uitleggen waarom een bepaalde deal vaststaat zonder eerst drie andere tools te checken.
De meeste van deze problemen zijn terug te voeren op een van twee oorzaken: fasedefinities die te vaag zijn om nuttig te zijn, of een pijplijn die los staat van waar verkopers daadwerkelijk werken, waardoor bijwerken aanvoelt als extra papierwerk in plaats van onderdeel van het werk.
Een pijplijn bouwen die bij je team past
De grootste fout die teams maken is een generiek pijplijnsjabloon importeren in plaats van er zelf een te bouwen rond hoe ze echt verkopen. Een pijplijn die is overgenomen uit een blogpost, deze incluis, past nooit zo goed als een pijplijn die uit je eigen proces is opgebouwd.
- Schrijf eerst je echte verkoopproces op, op papier, voordat je software opent. Wat gebeurt er bij jouw bedrijf werkelijk tussen het eerste gesprek en een getekend contract?
- Zet elke stap om in een fase met een regel in gewone taal. 'Discovery' is geen fasebeschrijving; 'prospect heeft een concrete use case bevestigd' is dat wel.
- Houd het bij vijf of zes fases. Meer dan dat en verkopers beginnen de pijplijn over te slaan in plaats van hem te gebruiken.
- Bepaal wat een deal terugzet, niet alleen wat hem vooruit laat gaan. Een deal die drie weken stil ligt, moet een fase terugvallen of gemarkeerd worden, niet bovenaan de forecast blijven staan.
- Geef elke openstaande deal een eigenaar en een vervolgstap. Een deal zonder eigenaar is niemands taak, en een deal zonder vervolgstap staat al vast.
De pijplijn dagelijks runnen
De pijplijn bouwen is het makkelijke deel. Hem week na week accuraat houden is waar de meeste teams struikelen.
Maak bijwerken moeiteloos
Als bijwerken van de pijplijn betekent dat je een apart tool opent en overtypt wat al in een e-mail of gesprek is gebeurd, doen verkopers dat op zijn best inconsistent. Koppel de pijplijn aan waar het werk daadwerkelijk gebeurt, zodat een gelogde e-mail of een ingeplande afspraak de deal automatisch bijwerkt in plaats van te wachten tot iemand eraan denkt.
Bekijk vastzittende deals elke week
Vraag niet elke verkoper om één voor één status te rapporteren, maar markeer elke deal die langer dan een vastgestelde termijn, bijvoorbeeld drie weken, in dezelfde fase zit, en begin daar de wekelijkse pijplijnreview. Dat maakt van een statusoverleg een probleemoplossend overleg.
Forecasting wordt op dezelfde manier nauwkeuriger. Een pijplijn waarin fases worden gehandhaafd en vastzittende deals zichtbaar zijn, geeft je een cijfer waar je op kunt vertrouwen, in plaats van een cijfer dat is opgebouwd door zes verkopers te laten gokken.
Aan de slag
Je hebt geen perfecte pijplijn nodig voordat je er een gaat gebruiken. Je hebt een ruwe versie nodig en de discipline om hem actueel te houden.
- Schrijf je fases op voordat je software aanraakt. Vijf fases, regels in gewone taal.
- Importeer je openstaande deals, ook de rommelige. Een deal met onvolledige gegevens in de pijplijn is beter dan een deal die alleen in iemands inbox bestaat.
- Stel per fase een drempel in voor vastzittende deals en controleer die wekelijks.
- Doe eerst één volledige pijplijnreview met het hele team voordat je iets anders verandert.
- Bekijk je fases na een maand opnieuw. Zodra echte deals erdoorheen zijn gegaan, zie je welke fases niet passen.
WeldCRM is de CRM die in WeldSuite is ingebouwd, en de pijplijn is gekoppeld aan de rest van de suite in plaats van op zichzelf te staan. E-mails die via WeldMail worden gelogd, worden automatisch aan de juiste deal gekoppeld, en workflows in WeldFlow kunnen op het moment dat een deal van fase wisselt een taak aanmaken, zodat opvolgingen niet afhangen van iemands geheugen. Het is inbegrepen in de complete WeldSuite-softwaresuite voor $28 per gebruiker per maand, met Enterprise-abonnementen die daar een 99,999% uptime-SLA aan toevoegen voor teams die het zich niet kunnen veroorloven dat de pijplijn midden in het kwartaal uitvalt.
Bronnen
- Gartner: definitie van sales pipeline https://www.gartner.com/en/sales/glossary/sales-pipeline
- Wikipedia: Sales process engineering https://en.wikipedia.org/wiki/Sales_process_engineering
Veelgestelde vragen
Wat is sales pipeline beheer?
Sales pipeline beheer is de praktijk om elke openstaande deal per fase bij te houden, van eerste contact tot gewonnen of verloren, zodat een salesteam en de managers altijd weten wat er in beweging is, wat vaststaat en welke omzet er realistisch aankomt.
Wat is het verschil tussen een sales pipeline en een sales funnel?
Een sales funnel meet conversie over een brede, vaak anonieme groep, zoals het percentage websitebezoekers dat een lead wordt. Een sales pipeline houdt specifieke, met naam genoemde deals in uitvoering bij, elk met een waarde, een fase en een eigenaar. Een dunne pijplijn betekent te weinig echte deals in beweging, geen trage funnel.
Hoeveel fases moet een sales pipeline hebben?
De meeste B2B-pijplijnen werken het beste met vijf of zes fases. Minder dan dat en je verliest het detail dat nodig is om te zien waar deals vastlopen. Meer dan dat en verkopers stoppen met consistent bijwerken omdat het te veel tijd kost.
Hoe vaak moet een sales pipeline worden bekeken?
Wekelijks is de standaard voor de meeste teams. Een korte review gericht op deals die langer dan een vastgestelde termijn in één fase vaststaan, in plaats van een statusrapport van elke verkoper, houdt het overleg nuttig in plaats van een formaliteit.
Kan pipeline beheer zonder CRM werken?
Dat kan, korte tijd, met een spreadsheet en veel discipline. Het loopt meestal vast zodra een team rond de dertig openstaande deals passeert verdeeld over meer dan één of twee verkopers, omdat niemand het volledige beeld dan nog handmatig actueel kan houden.
Zie hoe alles samenwerkt
WeldSuite brengt CRM, helpdesk, boekhouding, mail, projecten en meer samen in één verbonden platform. Pas iets één keer aan en het verschijnt overal.
Verder lezen
Wat is een CRM? Een gids voor zakelijke teams
Een CRM geeft je team één gedeelde plek om klanten, deals en gesprekken bij te houden. Dit is wat het is, wat het bijhoudt en hoe je de juiste kiest.
IntegratiesWat is systeemintegratie? Een gids voor groeiende teams
Handmatige gegevensinvoer tussen tools schaalt niet. Dit is wat systeemintegratie daadwerkelijk doet, het verschil tussen eenrichtings- en tweerichtingssynchronisatie, en hoe je de juiste aanpak kiest naarmate je team groeit.
ProjectmanagementRACI-matrix uitgelegd (met een gratis sjabloon)
Een RACI-matrix koppelt elke taak aan de betrokken mensen en geeft ze de rol Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijk, Geraadpleegd of Geïnformeerd. Dit is wat elke letter betekent, de regels die de matrix bruikbaar houden, een uitgewerkt voorbeeld en een gratis sjabloon dat je kunt kopiëren.