Wat is een factuur? (En hoe verschilt die van een rekening of bon)
Voordat je leert hoe je een factuur schrijft, is het handig om te weten wat een factuur eigenlijk is. Een factuur is een document dat de goederen of diensten vermeldt die je aan een koper hebt verkocht, samen met de prijs en de voorwaarden van de verkoop, aldus Wikipedia. Kort gezegd is het je formele verzoek om betaling. Een goede factuur vertelt de klant wat hij heeft gekocht, hoeveel hij verschuldigd is, wanneer hij moet betalen en hoe hij je kan betalen. Heb je die vier punten op orde, dan worden de meeste facturen op tijd betaald.
Key takeaways
- Een factuur is je gespecificeerde verzoek om betaling. Hij bevat een uniek nummer, een factuurdatum en een vervaldatum, factuurregels, een duidelijk totaal en de manier waarop de klant je kan betalen.
- Schrijf er een in acht stappen: voeg je eigen gegevens toe, voeg de klant toe, geef de factuur een nummer en data, specificeer de regels, tel alles op, stel de termijnen vast en controleer de rekensom voordat je hem verstuurt.
- In de VS bestaat er geen verplicht landelijk factuurformaat, maar de IRS wil dat je facturen als onderbouwende administratie bewaart, doorgaans minstens drie jaar.
Mensen verwarren facturen weleens met een paar vergelijkbare documenten. Meestal zit het verschil in wie ernaar kijkt en wanneer, niet in de gegevens zelf.
| Document | Wie stelt het op | Waar het voor is |
|---|---|---|
| Factuur | Verkoper | Vraagt om betaling nadat de goederen of diensten zijn geleverd, met voorwaarden (zoals Net 30). |
| Rekening | Hetzelfde document, kant van de koper | De koper boekt jouw factuur als een rekening die hij verschuldigd is. "Rekening" is breder en vaak minder gedetailleerd. |
| Bon | Verkoper | Bevestigt dat je al betaald bent. Het is een aankoopbewijs, geen verzoek. |
| Offerte / prijsopgave | Verkoper | Een prijs die je voorstelt voordat het werk begint. Geen verzoek om betaling. |
| Pro-formafactuur | Verkoper | Een conceptfactuur die wordt verstuurd voordat de definitieve voorwaarden vastliggen. |
De factuur is het document dat zegt: het werk is af, dit is wat je me verschuldigd bent. Twijfel je nog welk document je vooraf moet sturen? De regel is simpel. Stuur een offerte of prijsopgave vóór het werk, en een factuur zodra het is geleverd.
Wat hoort er op een factuur: de checklist
Voordat we naar de stappen gaan: dit is alles wat een professionele factuur zou moeten bevatten. Een standaardfactuur valt uiteen in een kop, een romp en een voettekst, zoals Wikipedia het beschrijft. Laat je iets hiervan weg, dan geef je de klant een reden om de rekening in twijfel te trekken of te laat te betalen.
Kop
- Het woord "Factuur" helemaal bovenaan, zodat niemand het verwart met een offerte of bon
- Je bedrijfsnaam, logo, adres, telefoonnummer en e-mailadres
- De naam, het bedrijf en de factuurcontactpersoon van je klant
- Een uniek factuurnummer voor je administratie en om de factuur snel terug te vinden
- De factuurdatum en de vervaldatum
- Een inkoopordernummer (PO-nummer) als je klant dat gebruikt
Romp
- Gespecificeerde factuurregels: een omschrijving, aantal, stuktarief en regeltotaal voor elk product of elke dienst
- Subtotaal (al je factuurregels bij elkaar opgeteld, vóór btw en kortingen)
- Eventuele kortingen die je hebt toegepast
- Btw (waar van toepassing) en verzendkosten, als die erbij horen
- Het totaalbedrag, duidelijk en één keer weergegeven
Voettekst
- Betalingstermijnen (zoals Direct te betalen, Net 15 of Net 30)
- Welke betaalmethoden je accepteert en waar het geld naartoe moet
- Een eventueel beleid voor te late betaling
- Btw-nummer of bedrijfsgegevens, waar je die nodig hebt
- Een kort bedankje of opmerking (optioneel, maar een mooi gebaar)
Een factuur schrijven in 8 stappen
Dit is de snelste aanpak die toch niets overslaat. Kies een opmaak, vul hem van boven naar beneden in en controleer de rekensom voordat hij de deur uitgaat.
- Voeg je bedrijfsnaam, logo en contactgegevens toe zodat de klant precies weet wie de rekening stuurt en hoe hij je kan bereiken.
- Voeg de naam en contactgegevens van de klant toe, inclusief de juiste factuurcontactpersoon en een eventueel PO-nummer waar hij om vraagt.
- Geef de factuur een uniek factuurnummer en voeg de factuurdatum toe, volgens een nummering die je consequent aanhoudt (daarover hieronder meer).
- Stel een vervaldatum en betalingstermijn vast (Net 30, bijvoorbeeld) en vermeld de betaalmethoden die je accepteert.
- Specificeer elk product of elke dienst met een duidelijke omschrijving, aantal en stuktarief, en toon vervolgens elk regeltotaal.
- Tel het subtotaal op, voeg btw toe en trek eventuele kortingen af om uit te komen op wat de klant verschuldigd is.
- Toon het totaalbedrag op een plek waar het opvalt, en herhaal de betaalmethoden en een eventueel beleid voor te late betaling.
- Controleer de rekensom en verstuur de factuur, boek hem daarna in en stel een herinnering in voor de vervaldatum.
Een opzet voor je factuurnummers kiezen
Elke factuur heeft een eigen nummer nodig, op volgorde. Dat houdt je administratie schoon, maakt facturen makkelijk terug te vinden en oogt professioneel. Drie gangbare manieren om dat te doen:
| Opzet | Voorbeeld | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Doorlopend | INV-0001, INV-0002 | Het simpel houden. Werkt voor de meeste kleine bedrijven |
| Op datum | 2026-06-001 | In één oogopslag op periode sorteren |
| Per klant | ACME-001, ACME-002 | Het volume per klant bijhouden |
Wat je ook kiest: gebruik nooit een nummer opnieuw en sla er nooit een over. Gaten en dubbele nummers zijn lastig te verwerken, en ze komen slordig over op accountants en klanten.
Kies het juiste type factuur
Voor de meeste opdrachten volstaat een gewone standaardfactuur, maar het type op de klus afstemmen voorkomt verwarring. De gangbare types zijn de terugkerende factuur (steeds hetzelfde bedrag volgens een schema), pro forma (een concept), tussentijds of in termijnen (gedeeltelijke facturering bij langlopende projecten), eindfactuur (sluit een project af), credit-/debetfactuur (correcties), commercial invoice (grensoverschrijdende zendingen) en urenstaat (declarabele uren). Bij gefaseerd werk houdt een tussentijdse factuur per afgeronde mijlpaal de cashflow op gang terwijl het project nog loopt.
Gratis factuursjabloon dat je kunt kopiëren
Kopieer de onderstaande indeling naar Google Docs, Sheets, Word of Excel, vul je eigen gegevens in en sla het op als sjabloon dat je hergebruikt. Het volgt de acht stappen hierboven, dus je bouwt het één keer en elke volgende factuur is een kwestie van invullen. Sla de definitieve versie als pdf op voordat je hem verstuurt. Pdf's werken overal en een klant past ze niet zomaar per ongeluk aan.
De factuurindeling, met labels
| Onderdeel | Wat hier komt |
|---|---|
| Titel | Het woord "Factuur" + je factuurnummer (zoals INV-0042) |
| Van | Je bedrijfsnaam, logo, adres, e-mailadres, telefoonnummer |
| Aan | Klantnaam, bedrijf, factuurcontactpersoon, adres |
| Data | Factuurdatum, vervaldatum en betalingstermijn (zoals Net 30) |
| Factuurregels | Omschrijving | Aantal | Tarief | Regeltotaal |
| Totalen | Subtotaal, korting, btw, totaalbedrag |
| Betaling | Methoden die je accepteert, waar te betalen, beleid voor te late betaling |
| Opmerkingen | Bedankje, PO-nummer of verwijzing naar voorwaarden |
Uitgewerkt voorbeeld: de rekensom van de factuurregels
Stel dat je een klant factureert voor twee diensten en een vast bedrag aan materiaal. Elk regeltotaal is aantal maal tarief. Tel ze op voor het subtotaal, haal er een korting af en voeg dan btw toe.
| Omschrijving | Aantal | Tarief | Regeltotaal |
|---|---|---|---|
| Ontwerpwerk | 10 uur | $80 | $800 |
| Advies | 5 uur | $120 | $600 |
| Materiaal | 1 | $150 | $150 |
- Subtotaal: $800 + $600 + $150 = $1.550
- Korting (5% loyaliteitskorting): min $77,50 = $1.472,50
- Btw (8% over $1.472,50): plus $117,80
- Totaalbedrag: $1.590,30
Reken je ooit een vergoeding voor te late betaling, voeg die dan als aparte regel ná het totaal toe, zodat de klant precies kan zien hoe het nieuwe saldo is berekend.
Betalingstermijnen en totalen op de factuur, uitgelegd
Betalingstermijnen vertellen de klant hoeveel tijd hij heeft om te betalen en wat er gebeurt als hij eerder of later betaalt. Ze duidelijk benoemen is een van de eenvoudigste manieren om op tijd betaald te worden. Hier zijn de termijnen die je het vaakst tegenkomt.
| Termijn | Wat het betekent |
|---|---|
| Direct te betalen | Meteen betalen, of binnen enkele dagen na ontvangst van de factuur. |
| Net 15 | Het volledige bedrag is 15 dagen na de factuurdatum verschuldigd. |
| Net 30 | Het volledige bedrag is 30 dagen na de factuurdatum verschuldigd. De meest gebruikte B2B-betalingstermijn. |
| Net 60 | Het volledige bedrag is 60 dagen na de factuurdatum verschuldigd. |
| 2/10 Net 30 | 2% korting als je binnen 10 dagen betaalt. Anders is het volledige bedrag binnen 30 dagen verschuldigd. |
Die laatste zorgt vaak voor verwarring, dus hier de rekensom. Op een factuur van $1.000 met de voorwaarde 2/10 Net 30 betaalt een klant die binnen 10 dagen betaalt 2% minder, oftewel $980. Betaalt hij na dag 10, dan is het volledige bedrag van $1.000 verschuldigd vóór dag 30. Kortingen voor snelle betaling kosten je een beetje marge, maar ze kunnen je cashflow flink versnellen.
Hoe je het totaalbedrag berekent
De volgorde is belangrijk. Reken elke keer op dezelfde manier, zodat de totalen consistent en makkelijk te controleren blijven:
- Bereken elk regeltotaal: aantal x tarief.
- Tel de regeltotalen op voor het subtotaal.
- Trek eventuele kortingen af.
- Voeg btw toe waar van toepassing.
- Voeg eventuele vergoedingen voor te late betaling toe op achterstallige saldo's.
- Wat overblijft, is het totaalbedrag.
Over btw: tarieven en regels verschillen per staat en per wat je verkoopt, en sommige verkopen (of verkopers) zijn helemaal niet belast. Geldt er geen btw, laat de regel dan weg of zet hem op $0 in plaats van te gokken. Factureer je over staatsgrenzen heen of verkoop je internationaal? Controleer dan wat je verschuldigd bent voordat je factureert.
Administratie, naleving en sneller betaald krijgen
In de VS bestaat er geen verplicht landelijk factuurformaat dat je moet volgen. Je verplichtingen komen voort uit de administratieregels van de IRS plus wetten op staats- en brancheniveau, en elektronische of pdf-facturen tellen mee, dus papier is niet nodig. Die vrijheid is er echt, maar de administratie is niet vrijblijvend.
Bewaar je facturen
De IRS rekent facturen tot de onderbouwende documenten die bedrijven moeten bewaren als bewijs van bruto-ontvangsten, inkopen en uitgaven, naast bonnen, stortingsbewijzen en uitgeschreven cheques, aldus de IRS-richtlijn over onderbouwende administratie. Als vuistregel adviseert de IRS om deze gegevens minstens drie jaar te bewaren om de inkomsten en aftrekposten op je aangifte te onderbouwen, en in sommige gevallen langer, aldus de richtlijn over de bewaartermijn. Met een consequente nummering en één archief (digitaal is prima) kost dit nauwelijks moeite.
Tips om sneller betaald te krijgen
- Zet er een echte vervaldatum op, niet alleen "Net 30". Een kalenderdatum is duidelijker dan dagen tellen.
- Bied een paar betaalmethoden aan, zodat een klant je altijd meteen kan betalen.
- Stuur de factuur op het moment dat het werk af is. Treuzel jij, dan treuzelt de klant ook.
- Automatiseer herinneringen vóór en na de vervaldatum, zodat je er niet telkens zelf achteraan hoeft.
- Stel vooraf een duidelijk beleid voor te late betaling vast, en houd je eraan.
Consequent en op tijd factureren houdt de cashflow van een klein bedrijf op gang. Factureer je regelmatig, dan houdt een gekoppelde tool zoals de boekhouding en facturatie van WeldSuite facturen, klanten en herinneringen op één plek, zodat er niets tussen wal en schip valt. Wat je ook gebruikt, de regels blijven gelijk: wees duidelijk, wees consequent en maak het makkelijk om je te betalen.
Bronnen
- Factuur - Wikipedia https://en.wikipedia.org/wiki/Invoice
- IRS - Welke administratie moet ik bewaren https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep
- IRS - Hoelang moet ik administratie bewaren https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een factuur staan?
Op elke factuur horen het woord "Factuur", je bedrijfs- en contactgegevens, de gegevens van de klant, een uniek factuurnummer, een factuur- en vervaldatum, gespecificeerde factuurregels met aantal en tarief, een subtotaal, btw, het totaalbedrag en je betalingstermijnen en -methoden. Laat je iets weg, dan kan de betaling stokken.
Moet ik btw op een factuur in rekening brengen?
Dat hangt ervan af. De btw-regels verschillen per staat en per wat je verkoopt, en sommige verkopen of verkopers zijn vrijgesteld. Geldt er btw, toon die dan als aparte regel boven het totaal. Geldt die niet, laat de regel dan weg of zet hem op $0. Controleer de regels van je staat, vooral bij verkopen over staatsgrenzen heen.
Wat betekent Net 30 op een factuur?
Net 30 betekent dat het volledige factuurbedrag 30 dagen na de factuurdatum verschuldigd is. Het is de meest gebruikte betalingstermijn tussen bedrijven onderling. Je komt ook Net 15 of Net 60 tegen, of termen als 2/10 Net 30, wat 2% korting geeft als de klant binnen 10 dagen betaalt; anders is het volledige bedrag binnen 30 dagen verschuldigd.
Hoelang moet ik mijn facturen bewaren?
De IRS behandelt facturen als onderbouwende bedrijfsadministratie en adviseert doorgaans om ze minstens drie jaar te bewaren om de inkomsten en aftrekposten op je aangifte te onderbouwen, en in sommige gevallen langer. Digitale kopieën zijn prima, dus een eenvoudig archief op factuurnummer volstaat voor de meeste kleine bedrijven.
Is een factuur hetzelfde als een rekening?
Het is hetzelfde document, vanuit twee kanten bekeken. De verkoper stuurt een factuur om betaling te vragen. De koper boekt datzelfde document als een rekening die hij verschuldigd is. Facturen zijn doorgaans gedetailleerder en formeler, vaak met termen als Net 30, terwijl "rekening" een breder, losser woord is.
Zie hoe alles samenwerkt
WeldSuite brengt CRM, helpdesk, boekhouding, mail, projecten en meer samen in één verbonden platform. Pas iets één keer aan en het verschijnt overal.
Verder lezen
Wat betekent Net 30? Betalingstermijnen uitgelegd
Net 30 betekent dat je klant 30 dagen heeft om een factuur volledig te betalen. Zo werkt het, wanneer de termijn ingaat, een simpel voorbeeld en wat 2/10 net 30 echt kost.
FinanciënOfferte, factuur of prijsraming: wat is het verschil?
Een heldere gids over offerte vs. factuur vs. prijsraming: wat elk document betekent, wanneer je het verstuurt, of het juridisch bindend is en in welke volgorde ze elkaar opvolgen.